Renseignements personnels dans les formulaires en ligne
Les formulaires gouvernementaux doivent respecter les lois en vigueur en matière de protection des renseignements personnels (PRP). Seuls les renseignements strictement nécessaires doivent être recueillis. De plus, leur utilisation doit se limiter exclusivement à l’objectif défini au moment de la collecte.
Les informations de cette page présentent des conseils de rédaction Web visant à se conformer à la loi, tout en conservant un langage clair et simple.
Valider avec votre responsable PRP
Ces orientations ne se substituent pas à l’avis d’un responsable PRP. Chaque ministère ou organisme doit confirmer leurs applications précises avec son responsable de la protection des renseignements personnels.
Anatomie
- Justification de la collecte des renseignements personnels et identification du responsable
- Information sur le droit d’accès et de rectification
Ce qu’est un renseignement personnel
Un renseignement personnel concerne une personne physique et permet de l’identifier, directement ou indirectement. Ces données peuvent être, par exemple, son nom, courriel, numéro d’assurance sociale, adresse, etc.
Quand présenter les renseignements sur la PRP
L'information relative à la PRP doit être ajoutée à tout formulaire en ligne qui permet de recueillir des données identifiables. Tout champ de texte dans un formulaire constitue une porte d’entrée potentielle pour la saisie de renseignements personnels, même si ce type d’information n’est pas expressément demandé. L'information relative à la PRP doit être présentée de manière claire et facilement repérable dans le formulaire.
Principes à respecter
Afin d’assurer la conformité légale des formulaires, certains principes doivent être respectés lors de la collecte de renseignements personnels.
Collecter seulement ce qui est nécessaire
Seuls les renseignements personnels essentiels à l’objectif du formulaire doivent être recueillis. On évite de demander à l’utilisateur d’entrer des renseignements superflus par simple précaution ou anticipation d’un besoin éventuel. Lors de la conception du formulaire, posez-vous les questions suivantes :
- L’objectif du formulaire est-il légitime, clair et justifié ?
- Le renseignement demandé est-il indispensable pour atteindre cet objectif ?
- Existe-t-il un moyen d’offrir le service sans recueillir ce renseignement ?
Mentionner qui fait la collecte
Vous devez fournir le nom du ministère ou de l’organisme qui recueille les renseignements. Cette mention est habituellement insérée en introduction du formulaire.
Écrivez : Ce formulaire permet de demander une sanction en cas de maltraitance envers une personne aînée ou vulnérable auprès du ministère Untel].
Au lieu de : Ce formulaire sert à déposer une demande d’application de sanction pénale en lien avec la Loi visant à lutter contre la maltraitance envers les aînés et toute autre personne majeure en situation de vulnérabilité.
Il peut arriver que les renseignements personnels soient transmis à un tiers ou que la collecte soit effectuée par un tiers. Le cas échéant, vous devez mentionner le nom de ce tiers dans la présentation du formulaire.
Exemple : Les revenus que vous indiquez seront transmis à Revenu Québec pour fins de comparaison. Si les deux montants ne concordent pas, vous pourriez avoir à fournir des informations supplémentaires.
Indiquer pour quelles raisons les renseignements personnels sont recueillis
Les raisons de la collecte doivent être précisées à deux niveaux.
Au niveau du formulaire
Une brève explication (une ou deux phrases) doit indiquer pourquoi les renseignements personnels sont requis dans l’ensemble du formulaire. Cette information peut être intégrée dans le titre, l’introduction du formulaire ou au-dessus du champ de formulaire concerné. Si les renseignements recueillis sont utilisés à des fins statistiques, cela doit également être mentionné.
Écrivez : Ce formulaire permet de faire une demande de remboursement de frais médicaux auprès du ministère de la Santé et des Services sociaux.
Au lieu de : Remplissez ce formulaire.
Exemples de variantes permises :
- Ce formulaire s’adresse à…
- Ce formulaire permet de vous inscrire…
- Ce formulaire permet de faire une demande pour obtenir…
- Ce service permet de…
Au niveau des champs ou groupes de champs
Lorsqu’un formulaire contient plusieurs champs qui servent un même objectif, il est préférable de les regrouper sous un intitulé commun plutôt que de répéter la justification pour chacun. L’explication doit alors préciser l’objectif spécifique de la collecte pour ce groupe de champs.
Exemple : Les champs servant à identifier une personne peuvent être placés dans une section intitulée « Identification ».
Informer du droit d’accès et de rectification
Avant la soumission du formulaire, les utilisateurs doivent être informés de leur droit d’accéder aux renseignements personnels qu’ils ont fournis et de les faire rectifier au besoin. Cette mention se place habituellement au-dessus du bouton d’envoi.
Exemple : Voyez comment accéder à vos renseignements ou les faire rectifier [insérer un lien vers la page « Accès à l’information » de votre organisation].
Si les renseignements sont partagés avec une autre organisation, ajoutez une précision sur l’usage prévu.
Exemple : Les informations fournies dans le formulaire seront communiquées au ministère Untel pour fins de comparaison avec les revenus que vous avez déclarés.
Fournir sur demande la durée de conservation des renseignements personnels et les coordonnées du responsable de la PRP
Il n’est pas obligatoire d’afficher ces renseignements dans le formulaire lui-même. Toutefois, la durée de conservation des renseignements personnels et les coordonnées du responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels doivent être disponibles sur demande. Assurez-vous que votre organisation peut fournir ces informations à toute personne qui en fait la demande.
Confirmation de l’envoi et accusé de réception
Lorsque l’utilisateur soumet un formulaire, il peut recevoir une confirmation à l’écran, ainsi qu’un accusé de réception par courriel. L’accusé de réception et la confirmation d’envoi ne devraient pas reproduire les renseignements fournis par l’utilisateur (par exemple, un résumé de la demande) sauf s’il n’y a aucun risque que l’information soit interceptée.
Message de confirmation
Le message s’affiche immédiatement après l’envoi du formulaire pour confirmer que la démarche a été complétée.
Exemple : Votre demande a été transmise avec succès.
Accusé de réception (facultatif)
Le message confirme que la demande a bien été reçue par l’organisation. Il doit rester neutre, formel et exempt de renseignements personnels.
Exemple : Bonjour,
Nous accusons réception de votre demande de service-conseil ou concernant le programme [Préciser son nom du programme] ou le service [Préciser son nom du service] acheminée au [insérer le nom de la Direction ou du service]
Nous communiquerons avec vous dans les meilleurs délais.
Nous vous prions d’agréer nos salutations distinguées.
[Insérer votre adresse]
Mises à jour
Cette section fournit un aperçu des changements passés et des modifications prévues pour la documentation.
| Date | Description |
|---|---|
| 17 octobre 2025 | Mise en ligne de la fiche |
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Dernière mise à jour : 15 janvier 2026